Über uns
Bei KWD smart.SYSTEMS machen wir High-End-Medientechnik, Smart-Home-Konzepte und AV-Systemintegration erlebbar. In unserem neuen, hochmodernen Firmengebäude schlagen wir ein neues Kapitel auf: Neben unserem Kerngeschäft eröffnen wir exklusive, top-ausgestattete Meeting-Räume und einen Co-Working-Space für externe Unternehmenskunden.
Für diesen Meilenstein suchen wir keine klassische, rein verwaltende Sekretariatskraft. Wir suchen ein echtes Organisationstalent und Profi (m/w/d), das die Fäden im Hintergrund proaktiv zusammenhält, der Geschäftsleitung den Rücken freihält und gleichzeitig das "Gesicht" unseres neuen Co-Working-Bereichs wird.
Deine Aufgaben – Das bewegst Du bei uns:
1. Strategische Entlastung & Prozessorganisation
- Zentrale Büro-Organisation & Faktura: Du verantwortest das gesamte Backoffice. Dazu gehören das verlässliche Schreiben von Angeboten und Rechnungen an unsere Kunden, die administrative Unterstützung von Vertrieb und Geschäftsleitung sowie das strukturierte Verwalten der Projekte und der Ablage.
- Proaktives Dispatching & Techniker-Koordination: Du bist die strategische Schaltzentrale für unser Team. Du planst, koordinierst und überwachst die Termine unserer Techniker vor Ort und stimmst diese proaktiv und serviceorientiert mit unseren Kunden ab.
- Vorausschauendes Kalendermanagement: Du „managest“ Termine nicht nur auf Zuruf, sondern planst vorausschauend, priorisierst geschickt und koordinierst Absprachen mit Kunden und Partnern absolut selbstständig.
- Kommunikations-Drehscheibe: Du bist die erste, souveräne Stimme für unsere Kunden am Telefon und per E-Mail. Du erkennst Prioritäten und strukturierst die Kommunikation sowie den Mailverkehr effizient.
- Informationen bündeln: Du tauchst tief in unsere Abläufe ein, organisierst E-Mails sowie Termine eigenständig und bereitest interne wie externe Meetings professionell vor. Du behältst den Überblick über laufende Vertriebsvorgänge und unterstützt die Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft.
2. Management & Hosting unserer Co-Working- & Meeting-Spaces
- Kunden- & Buchungsmanagement: Du bist die zentrale Anlaufstelle für Mieter und Interessenten unserer Spaces, wickelst Buchungen (über Odoo) ab und koordinierst die Raumbelegungen.
- Gastgebertum in Perfektion: Du sorgst dafür, dass die Räume jederzeit repräsentativ vorbereitet sind, begrüßt Business-Kunden offen und herzlich und stellst eine erstklassige Betreuung (Catering, Technik-Check-In) sicher.
3. Webpflege & Social Media
- Digitaler Auftritt: Du hältst unseren Webauftritt (Odoo-Frontend) aktuell und bespielst unsere Social-Media-Kanäle mit Einblicken aus unserem neuen Gebäude und dem KWD-Alltag.
Dein Profil – Das bringst Du mit:
- Erfahrung als Gastgeber/Organisator: Du hast idealerweise Erfahrung im anspruchsvollen Front-Office-Bereich, wo Multitasking und Kundenfokus Alltag sind. Erfahrungen in der gehobenen Hotellerie, im Bankettmanagement oder der Messeorganisation sind sehr hilfreich, und du fühlst dich in einer proaktiven Executive-Assistant-Rolle vollkommen wohl.
- Kommunikationsstärke & Charisma: Du gehst offen, herzlich und mit einem gesunden Selbstbewusstsein auf Menschen zu. Du bist absolut serviceorientiert und behältst auch in turbulenten Situationen dein Lächeln. Du besitzt eine ausgeprägte Gastgeber-Mentalität, bist extrem kommunikativ, wartest nicht auf Anweisungen, sondern siehst die Arbeit und packst sie eigenständig an.
- Der strukturierte Büro-Profi: Du besitzt fundierte Erfahrung in der klassischen Büro-Organisation, im Rechnungswesen und der vorbereitenden Buchhaltung.
- Digitale Souveränität: Dass du Outlook (Termine, Aufgaben, Postfächer) und MS Office blind beherrschst, versteht sich von selbst. Idealerweise hast du keine Berührungsängste mit ERP-Systemen (Odoo), Office 365 und modernen Web-Tools.
- Mitdenken statt Abarbeiten: Du siehst die Arbeit, bevor sie entsteht. Wenn ein Termin verschoben werden muss, hast du die logischen Folgetermine bereits im Blick und diese mit dem Kunden abgestimmt.
Was wir bieten – Deine Vorteile bei KWD:
- Erstklassiges, hochmodernes Arbeitsumfeld: Du arbeitest in unserem neuen, repräsentativen Firmengebäude an der Schnittstelle zwischen klassischer Assistenz und modernem Space-Management – ausgestattet mit modernster Hardware.
- Entwicklung & Perspektive: Wir werfen dich nicht ins kalte Wasser. Wir fördern dich aktiv durch gezielte Weiterbildungen (z. B. professionelle Software-Zertifizierungen).
- Work-Life-Balance & Planbarkeit: Freue dich auf geregelte Arbeitszeiten unter der Woche (ohne die im Event- oder Hotelbereich üblichen Wochenend- und Abendschichten).
- Echter Gestaltungsspielraum: Bei uns erwarten Dich flache Hierarchien, ein hochmotiviertes Team und das Vertrauen, den neuen Co-Working-Bereich entscheidend mitzuprägen.
- Rundum-Verpflegung & Wohlfühlatmosphäre: Für Dein tägliches Wohlbefinden steht Dir unser hochwertiges Firmengebäude offen. Kaffee, Tee, Wasser, frisches Obst und abwechslungsreiche Snacks stehen für unser Team permanent kostenlos bereit.
- Die Basics: Eine langfristige Perspektive in einem krisensicheren Wachstumsmarkt. Ein faires Gehalt abgestimmt auf Deine Kompetenzen.
- Attraktive Benefits nach der Probezeit: Wir investieren in Deine Zukunft und Mobilität. Nach erfolgreicher Probezeit bieten wir Dir die Option auf eine betriebliche Altersvorsorge, einen Dienstwagen und/oder ein Dienstfahrrad (JobRad) – auch zur privaten Nutzung.
